Dentro de las actividades que como parte de un equipo de administración en pequeñas y grandes empresas, que necesitamos realizar con regularidad se encuentran las reuniones de trabajo.
Gracias a esta herramienta podemos promover no solo el flujo de información con nuestros compañeros de otras áreas o nuestro personal; sino que es una manera de obtener ideas nuevas y una visión global de dónde nos encontramos como organización.
No obstante las reuniones de trabajo son en la misma medida un posible foco de ineficiencia, ya que realizar una sola reunión a la semana puede consumir más de 100 horas laborales durante un año de trabajo, es un elemento donde necesariamente debemos optimizar recursos.
Por otro lado, se encuentran las reuniones de trabajo con nuestros clientes o proveedores; esto funciona como parte de los mecanismos habituales de las negociaciones, donde existen factores que fácilmente pueden llevar al éxito o fracaso algo tan importante como una venta o una compra de materiales.
Es por eso que hemos recopilado una pequeña serie de puntos en los cuales hay que prestar atención; de manera de transformar esas pequeñas pesadillas en las que se convierte organizar una reunión en una de las experiencias más tranquilas de tu jornada laboral.
Los consejos sencillos y efectivos para alcanzar excelentes resultados en tus reuniones de trabajo
Aplicar inteligencia de negocios no es únicamente instalar aplicaciones a medida e instalar sistemas de ERP, CMS y CRM; se base adicionalmente de buscar como líder dentro de la administración de empresas con el fin de optimizar recursos para obtener los mejores resultados en cada aspecto laboral de la organización; y dentro de la rutina diaria de los lideres siempre se consume tiempo en esta clase de reuniones.
Pero con la aplicación de estos sencillos pasos tendrás de tu lado todas las cartas bajo la manga que necesitas para transformar ese encuentro en un éxito.
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PASO 1: Planifica los objetivos de esa reunión
¿Surge la necesidad de tener una reunión con el personal? ¿Es un encuentro con un cliente? ¿Es una revisión de resultados de los jefes de departamentos? Cada reunión tendrá un objetivo primario, y dependiendo de su alcance pueden lograrse diversos puntos secundarios en busca de optimizar el tiempo de la reunión.
Sin embargo uno de los principales inconvenientes a la hora de mantener una reunión de trabajo es que fácilmente se puede dispersar el público dirigiendo su atención a temas que no estaban previstos, es por ello que necesitas definir cuáles son los temas que hay que tratar, para que se pueda encaminar los esfuerzos del equipo en alcanzar los mismos.
Dentro de los objetivos usuales para los que se plantea una reunión están:
- Informar sobre algún aspecto importante, sea entrega de indicadores de gestión o poner al tanto al común de los trabajadores la existencia de una problemática latente.
- Recopilar información de todas las fuentes posibles, a fin de “ver todo el panorama” a la hora de tomar decisiones.
- Convenir acuerdos o mecanismos para la solución de problemas.
- Realizar lluvias de ideas y sondeos para evaluar el estado de problemáticas latentes.
- Negociación con los clientes o proveedores.
PASO 2: Define el número de participantes y un moderador
Una vez que ya sabes qué asuntos van a ser tratados como prioridad en la reunión de trabajo, entonces debes definir quién es el personal que estará en la misma ya que al conocer al personal que estará involucrado en el meeting, podrás administrar el flujo de la información y estipular su duración y otras variables relacionadas con planificación.
Ten en cuenta que lo más recomendable es un número máximo de 10 personas en una misma junta, porque hace más concisa la discusión de los temas y hará más fácil alienar los horarios para los siguientes puntos.
El moderador es un punto central, si bien puedes ser tu quien coordine y mantenga los temas de la reunión de acuerdo a lo esperado, se puede seleccionar otra persona que sirva de moderador en algunos casos; o en caso de negociaciones con clientes pueden ser expertos en el área (o si no estarás presente) con lo que les facilitas las herramientas para alcanzar los objetivos y que no se derive en otros temas
PASO 3: Define un día, hora y lugar que favorezcan la reunión
Este es un punto crucial cuando ya sabes quiénes van a ir y tienes planificado cuáles serán los temas que van a tratar (y una duración estipulada igualmente); debes plantearte el sitio donde va a ser realizada, puesto que puede influir en cómo se comunican los participantes entre sí o con los moderadores.
Si es sobre un aspecto importante y confidencial, lo mejor es pedir a uno de los miembros que facilite su oficina o una sala de conferencias cerradas donde no haya tránsito de personal, si se diese una lluvia de ideas en un espacio abierto o si es un reporte de resultados necesita donde proyectar las presentaciones.
En cuanto al horario lo más recomendable es durante horas de la temprana tarde entre martes y jueves, donde la presión de actividades pendientes ha cesado o por el contrario no hay una necesidad de escapar porque se acerca la hora de ir a casa. Siendo ideal el martes media hora luego de la hora de almorzar.
Si se trata de una negociación lo mejor es un restaurante o bar en donde conozcas el menú para ofrecer recomendaciones de la carta, porque de esa manera os encuentráis en un ambiente neutro y más relajado.
PASO 4: Realiza una convocatoria eficiente
Ahora que está definido quien, cuándo y dónde es momento de pasar la convocatorio, lo mejor es por vía escrita al menos cuatro días hábiles antes de la junta pudiendo ser más tiempo si no conoces las necesidades de horario de todos los convocados, a fin de plantear un mejor horario con antelación, pidiendo siempre confirmación vía escrita y recordando la importancia de su asistencia a la reunión (y su puntualidad).
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PASO 5: Se puntual y prepara el área y los servicios
Debes llegar al menos 20 minutos antes de la hora pautada, donde te encargarás de asegurar todo para que esté perfecto para los demás miembros, no es necesario en cada reunión una pausa y un snack, pero no es mala idea si las reuniones pautadas son largas. Si se trata de una reunión “regular” no es necesario incluir un aperitivo.
TIP: Viste para impresionar. Ten en cuenta que si eres el moderador, deberás transmitir un aura de formalidad, tranquilidad, seguridad y autoridad; esto puedes lograrlo usando colores oscuros y fríos como el azul marino o negro en ambientes más formales, si deseas una lluvia de ideas o una apariencia con prendas de colores blanco, beige o gris.