Las claves de la automatización de procesos
Actualmente uno de los mayores problemas en los que se ven inmersas las empresas es la pérdida de tiempo en algunas de las tareas diarias. Esto repercute directamente a los ingresos, y por consiguiente, a los recursos en generar de la compañía. Por eso, vamos a nombrar algunos aspectos importantes para entender la automatización como una pieza clave para el éxito empresarial.
¿En qué consiste la automatización de procesos?
En todas las empresas existen tareas o procesos que ocupan un tiempo importante en los empleados y que a su vez no son las que más ingresos aportan. Por eso, determinar cuales son y cómo mejorar estos procesos es una de las preguntas que todos nuestros clientes se hacen.
La automatización de procesos no es más que la implantación de un sistema digitalizado y automatizado que permite generar un flujo de trabajo inteligente, ágil, dinámico y controlado con el objetivo de optimizar recursos, mejorar las fases de producción, aumentar el control de los departamento de la empresa, evitar errores, reducir el “time to market”, entre otros.
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¿Qué ventajas ofrece la automatización de procesos?
La implantación de sistemas de control y gestión automatizados comporta muchos beneficios a las empresas. Vamos a nombrar los más relevantes:
1. Reducir costes
Este es posiblemente el más importante para los directivos de alto grado. La automatización de procesos ayuda de forma directa a la reducción de gastos, dando la posibilidad de llegar a ser más eficientes y productivos con el mismo equipo humano.
2. Mejor “Work flow”
Cuando se implantan estos sistemas digitalizados, se realizan estudios previos que ayudan a determinar y localizar esos cuellos de botella que los sistemas más antiguos comportan. Esto hace que las empresas trabajen usando un flujo de trabajo estudiado y definido que evite toda tarea que no comporte un beneficio para la organización.
3. Datos
Cuando usamos un sistema digitalizado podemos obtener datos que nos ayuden a tomar decisiones. De cada parte o fase del flujo de trabajo podemos extraer información que determine el buen funcionamiento de la empresa y ayude a mejorar día a día. Con sistemas no digitalizados, esta tarea se complica muchísimo.
4. Control
Se obtiene un registro a tiempo real del acceso y uso de las herramientas. Esto nos dice lo ocurrido en cada fase del proceso, por lo que podemos seguir el rastro de la actividad del sistema.
5. Exceso de herramientas
Cuando se implanta un software a medida para la automatización de procesos, evitamos de forma directa el uso de múltiples plataformas o programas. Por lo que el uso de una sola herramienta para gran parte de las fases de trabajo facilita la comunicación entre departamentos, y se evita la pérdida de información.¿Qué suele ocasionar retrasos en estas tareas?
1. El uso de papel u otro soportes físicos para la gestión documental.
2. El correo electrónico como herramienta para todo.
3. No tener una delegación de tareas bien repartida.
4. Muchos pasos o protocolos para un mismo proceso.
5. Tareas reiteradas o repetidas para un mismo proceso.
Automatiza, simplifica, crece.
¿Cómo solucionar el retraso en las tareas?
1. Implantando sistemas digitalizados y centralizados como un software de gestión empresarial.
2. Utilizando las herramientas de forma selectiva y eficiente para cada tarea.
3. Tener un equipo humano empoderado.
4. Segmentar las funciones y tareas de forma óptima.
5. Detectar los procesos o tareas innecesarias que nos ocupan más tiempo.
Si te interesa conocer los pasos para analizar tu sistema y flujo de trabajo, lo mejor es que solicites un estudio previo que ayude a analizar esas acreencias y defina cómo solucionarlo con la implantación de un sistema de automatización de procesos a una empresa especializada.