Cada día surgen nuevas herramientas tecnológicas que permiten simplificar nuestra vida, en esta era digital donde los recursos se han vuelto más escasos y la demanda va en escalada a medida que aumenta la población exige consecuentemente una mayor cantidad de tiempo y dedicación de tu cuerpo de trabajo. Una tendencia que ha surgido para solventar estos inconvenientes es la transformación digital.

Sin embargo, aunque las exigencias van en aumento igualmente lo hacen las complicaciones, tomar una mala decisión en aspecto críticos como la cadena de suministros o el apoyo al cuerpo de ventas por una inteligencia de negocios de bajo nivel puede causar pérdidas importantes, si esto ocurre en un punto crítico del movimiento del mercado el revés puede ser significativo para mantener posicionada la marca entre los posibles clientes.

La solución a este problema se ha mercado con la técnica del ERP (planificación de recursos empresariales, de sus siglas en inglés) que busca optimizar el uso de recursos financieros y de tiempo para obtener mejores resultados, más rápido y garantizando mantener la calidad de los productos y servicios.

Pero, ¿Cómo afecta entonces esta transformación digital a los conceptos del ERP? Pensando en esta interrogante hemos dedicado este pequeño espacio a analizar cómo estos dos procesos pueden trabajar de la mano para mejorar la gestión empresarial y marcar la diferencia en cualquier organización.

El dúo dinámico de la Transformación digital y el ERP

La inteligencia de negocios es crucial en este mundo moderno donde tenemos un medio lleno de personas sedientas de información que le permita tomar la mejor decisión desde un punto de vista económico, pero sin olvidar la gratificación de una experiencia de usuario que le de valor agregado al dinero que están empleando en la compra.

Para aplicar estas destrezas para la adecuada gestión de los negocios de la organización es necesario el manejo de gran cantidad de información a medida que se obtiene en tiempo real datos del entorno social, igualmente se tienen que disponer de instalaciones físicas y digitales que faciliten las negociaciones, los movimientos de inventarios y que aseguren una adecuada cadena de suministros.

Sin embargo, estas funciones requieren una inversión no únicamente financiera sino de tiempo, para poder sustentar adecuadamente el análisis de la información, que procesarla adecuadamente puede consumir fácilmente la jornada de un equipo de hasta cuatro trabajadores en una empresa mediana en crecimiento, ¿Cuál es la solución? Se han presentado igualmente dos opciones que facilitan al talento humano del que disponemos para que pueda manejar este reto: La transformación digital y el ERP.

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital es una nueva concepción de políticas empresariales, que centra la automatización de procesos operativos y administrativos en todos los niveles como el camino para aligerar la carga de los trabajadores, iría en esencia más allá de comprar servidores o trabajar en conjunto con empresas de desarrollo de software especializados (Aunque estos serán dos pasos a seguir para llevarla a cabo) busca integrar una visión tecnológica a cómo se manejan las organización en un fin último.

Para alcanzar este objetivo integralmente la política de la transformación digital aporta los siguientes lineamientos:

• Formación digital de los empleados: En muchas ocasiones la opción más rentable para poder alcanzar los resultados esperados en menor tiempo es el uso de aplicaciones ad-hoc o software a medida desarrollados en función de la naturaleza de la empresa, es necesario entonces adiestrar al personal en sus capacidades de manejo de estas nuevas herramientas para que puedan mantenerse al ritmo de las exigencias actuales.

De nada sirve invertir en una maquinaria último modelo si tus empleados no pueden usarla, es un proceso donde mejorar tu infraestructura y personal en simultáneo, para obtener los resultados esperados con esa inversión que se realiza.

• Posicionar al cliente en el epicentro: Las herramientas del CRM, CMS y ERP buscan una sola cosa y es mejorar la experiencia integral del cliente, desde las primeras comunicaciones con el mismo, pasando por negociaciones y despachos, hasta el cuidado de la relación comercial postventa.

Sin clientes la organización no tiene razón de existir, El ERP y demás herramientas de inteligencia de negocios alcanzarán su cometido si se piensa como mejorar lo que ofrecemos a los clientes ¿Mejor calidad de despacho? Aplicaciones a medida para control de la flota de vehículos ¿Clientes desde otros países? Software a medida hecho en inglés o cualquier idioma que necesites.

• Utilización de la información suministrada para tomar decisiones: Es necesario tener la mayor cantidad de datos recolectados de la mayor cantidad de frentes, sean las redes sociales, conversaciones con vendedores, todo deberá ser registrado y sumado a la base de datos, no únicamente permitirá decidir el impacto de campañas de marketing, al automatizar procesos de gestión con el uso de aplicaciones a medida se tiene la capacidad de explorar otras opciones como la diversificación de productos.

¿Cómo funciona un ERP?

La planificación de recursos empresariales busca encontrar puntos de inflexión, es decir la intersección entre las necesidades críticas que deben ser cumplidas, seguramente te has encontrado con un caso donde tienes una sobre existencia de una materia prima X o Y, que si bien es fundamental es posible que hayas tenido que incluir lotes adicionales a las proyecciones de ventas para poder “consumir” la misma de manera que no se desperdicie.

Ese ejemplo demuestra la clara necesidad de automatizar la planificación, si bien las necesidades del mercado son cambiantes y siempre es necesario disponer de una cantidad mínima de recursos para poder concluir con los proyectos planteados a corto y mediano plazo, se vuelve un gasto innecesario la sobreproducción y extra almacenamiento que debe ser contemplado seriamente si se quiere mantener la rentabilidad del ejercicio fiscal.

Para evitar esta clase de inconvenientes el ERP se convierte en el entorno de transformación digital en un software especializado que integra las estructuras digitales de toda la organización, para de esta manera poder saber con qué se cuenta y la manera adecuada para usarlo, como, por ejemplo:

• Cambia la filosofía de la gerencia: Al buscar un punto óptimo que garantice la mayor ganancia, en lugar de una concepción basadas en impresiones aparentes o “instinto”.

• Emplea herramientas digitales como la nube para potenciar y diversificar el uso del entorno ERP.

• Usa datos generados para sustentar reportes y decisiones a futuro.

• Tiene la facultad de escalar, desde tomar una serie de departamentos integrando sus sistemas internos de gestión hasta poder tomar la organización bajo este esquema.