Has preparado los descuentos, los anuncios y los emails de la campaña. Ahora imagina que mañana se duplican tus pedidos. ¿Sabrías qué productos puedes entregar, cuáles necesitas reponer y qué margen deja cada venta?
El Black Friday exige coordinación entre quienes venden, quienes compran y quienes preparan los envíos. Cuando cada equipo trabaja con información distinta, un aumento de pedidos puede traducirse en retrasos, ventas de productos agotados y horas dedicadas a resolver incidencias.
Preparar la gestión con antelación te ayudará a responder con más seguridad. Estas son cinco áreas que conviene revisar antes de lanzar tus promociones.
1 Revisa el stock disponible antes de lanzar las promociones
Antes de decidir qué productos vas a promocionar, comprueba las existencias reales y las cantidades comprometidas en otros pedidos. Tener un artículo en el almacén no significa que puedas ofrecerlo a un nuevo cliente.
Por ejemplo, si tienes 40 unidades y 15 están reservadas, cuentas con 25 para atender nuevas ventas inmediatas. Una reposición prevista para la semana siguiente solo te servirá si su fecha de llegada encaja con el plazo que prometes al comprador.
Revisa también las variantes que vas a anunciar. Puedes tener suficientes unidades de un modelo y haberte quedado sin la talla o el color que aparece en la campaña.
En Odoo, el informe de inventario previsto permite consultar las existencias y los movimientos de entrada y salida previstos para los productos cuyo inventario se controla. Esta información ayuda a detectar faltas de producto y a revisar las fechas antes de comprometer una entrega.
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Descubrir2 Coordina la tienda física y la venta online
Si vendes por varios canales, comprueba cómo comparten la información sobre disponibilidad. Una venta en tienda puede afectar a un pedido online, especialmente cuando quedan pocas unidades.
Antes del Black Friday, realiza una prueba con un producto: registra una venta, revisa cómo cambia la disponibilidad y comprueba en qué momento se reserva la mercancía. Repite el recorrido en los canales que utilices.
Define además qué debe ocurrir cuando un producto se agota. Con la app Inventario instalada, el comercio electrónico de Odoo permite configurar la venta de productos sin stock y la visualización de cantidades disponibles. Ajusta estas opciones a tu capacidad de reposición y a los plazos que puedes comunicar al cliente.
3 Confirma las reposiciones y los plazos con tus proveedores
Para preparar las compras, combina el histórico de ventas con la campaña que vas a lanzar. Una promoción más intensa, un descuento distinto o un cambio en los productos destacados puede modificar la demanda.
Confirma con tus proveedores las cantidades disponibles y las fechas de entrega. Comprueba también las cantidades mínimas de compra y qué alternativas tienes si una reposición se retrasa.
A partir de ahí, decide qué referencias necesitan más cobertura y cuáles conviene comprar con prudencia. El exceso de mercancía al terminar la campaña también tiene un coste y puede condicionar las compras de Navidad.
Asigna a una persona el seguimiento de las reposiciones críticas para que cualquier cambio de fecha llegue a tiempo al equipo comercial.
4 Calcula el margen de cada promoción
Antes de aprobar un descuento, calcula cuánto deja cada unidad vendida. El porcentaje de rebaja puede parecer pequeño frente a su efecto sobre el margen.
Supongamos un producto con un precio de venta de 100 euros y un coste de compra de 70 euros, ambos sin impuestos. La diferencia es de 30 euros. Si aplicas un descuento del 20 %, vendes a 80 euros y esa diferencia baja a 10 euros, antes de descontar portes, comisiones y otros gastos.
Incluye en el cálculo los costes que asumes por cada operación, como el embalaje o el envío gratuito. Revisa también qué ocurre si el cliente combina un cupón con otra promoción.
Define qué productos admiten descuentos y hasta dónde puedes llegar. Así, el equipo tendrá un criterio claro para preparar las ofertas y resolver peticiones durante la campaña.
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5 Organiza los pedidos las entregas y las devoluciones
Revisa el recorrido completo del pedido, desde que entra hasta que llega al cliente. Define quién valida la información, quién prepara la mercancía y cómo se comunica una incidencia.
Comprueba que las ubicaciones del almacén estén claras y que tengas material de embalaje suficiente. Acuerda con el transportista los horarios de recogida y ajusta las fechas que comunicas a tu capacidad real de preparación.
Prepara también las devoluciones: dónde se recibe el producto, quién revisa su estado y cuándo puede volver a estar disponible para la venta. El equipo de atención al cliente necesita consultar el estado de cada pedido para responder sin depender de llamadas continuas al almacén.
Una prueba completa antes de la campaña puede ayudarte a detectar pasos que faltan o tareas que dependen de una sola persona.
Cómo puede ayudarte Odoo a preparar el Black Friday
Odoo permite trabajar con información relacionada de ventas, compras e inventario. Para aprovecharla, necesitas que las existencias estén actualizadas y que el equipo registre las operaciones siguiendo criterios compartidos.
La preparación debe combinar la configuración del sistema con la organización del trabajo. Revisar las reservas, los plazos de reposición y las condiciones de las promociones permite adaptar la herramienta a la forma en que funciona tu negocio.
Al terminar el Black Friday, analiza qué productos dejaron más margen, dónde se acumularon pedidos y qué incidencias se repitieron. Esos datos te servirán para ajustar la campaña de Navidad.